FleXevent 2022: "voor goed digitaliseren ben je nooit te klein”

slim ondernemen in een uitdagende branche

Bijna 19 jaar geleden begonnen Corry en Erwin Opgelder hun uitzendbureau FlevoDirect in Zeewolde, waarna ze ook nog een vestiging in Lelystad openden. Inmiddels hebben zij 12 intercedenten in dienst. Samen bedienen ze ruim 200 bedrijven in Flevoland en Gelderland en bemiddelen meer dan 2000 werkzoekenden die direct inzetbaar zijn. 

FlevoDirect heeft daarmee een bovengemiddelde omvang bereikt binnen de grote en sterk versnipperde uitzendbranche, waar iedereen die dat wil makkelijk zijn of haar eigen bureau kan beginnen. Naast enkele nationaal en internationaal gevestigde bureaus en zo’n 150 grotere en relatief bekende bureaus, zijn er vele duizenden andere spelers die hun best doen om hun kandidaten en opdrachtgevers zo goed mogelijk van dienst te zijn. 

En dat is bepaald geen ‘makkie’. Want niet alleen zijn de wet- en regelgeving veelomvattend, complex en continu in beweging, er zijn ook uitdagingen als de impact van digitalisering op processen en banen, de vergrijzing van onze bevolking en de energietransitie. Om over de krappe arbeidsmarkt nog maar te zwijgen. Nog nooit werkten er meer dan 9,5 miljoen mensen in Nederland, waren er 420.000 nieuwe vacatures in één kwartaal ontstaan, en was de werkloosheid richting de drie procent gezakt. Ga daar maar aan staan! 

meer tijd voor het echte mensenwerk

In de zomer van 2021 groeide bij Erwin en Corry dan ook het besef dat FlevoDirect na een jarenlange gestage groei toe was aan een volgende professionaliseringsstap. Daarom gingen ze op zoek naar een nieuw Applicant Tracking System (ATS). Hun backoffice met FlexService/HelloFlex functioneerde prima: de registratie en verwerking van uren, verloning, facturatie en dergelijke zaken liepen soepel en compliant. Maar het werd steeds duidelijker dat de intercedenten wel heel veel administratieve bezigheden hadden, en zelfs handelingen dubbel moesten verrichten. Hun werkprocessen kostten teveel tijd om zo veel en zo snel mogelijk kandidaten en vacatures te vinden, te registreren en te matchen. 

Dus gingen Erwin en Corry op zoek naar zo’n ATS, met de bedoeling om ook de zogenoemde midoffice soepel te laten verlopen, met zo min mogelijk administratieve taken en zo veel mogelijk ruimte voor het echte mensenwerk: acquisitie, kennismaken, leren kennen, voorstellen, matchen, nazorg.

gestructureerde zoektocht naar het ideale ATS

Erwin en Corry kenden vanuit hun ervaring, netwerk en Recruitmenttech.nl al een flink aantal ATS’en en leveranciers. Het was dus vooral belangrijk om overzichtelijk te werk te gaan en voor een goede aansluiting te zorgen met de eigen organisatie en behoeften. Daarom besloten Erwin en Corry een externe specialist in te huren die ze bij dat proces kon begeleiden. Deze specialist bekeek, besprak en analyseerde de werkprocessen en gebruikte systemen. Hij stelde vast dat die al goed gestructureerd waren maar kwam ook met verbetermogelijkheden, en kon vervolgens snel verder met het schrijven van een Request for Proposal (RFP). Zo’n RFP is een op de processen, organisatie en wensen afgestemde wensenlijst waarop ATS-aanbieders concreet kunnen reageren. Na een eerste voorselectie door de specialist werden er vier ATS-leveranciers aangeschreven. Daarbij werden de FlevoDirect-medewerkers direct betrokken, waren maar liefst negen interne processen en systemen al tegen het licht gehouden, eerste verbeterpunten en ideeën al op tafel gekomen, een concrete en realistische maar uitdagende wensenlijst opgesteld, en waarschijnlijk goed passende leveranciers uitgenodigd om met een eerste reactie te komen.

referentiebezoek gaf doorslag voor Cockpit

De professionele RFP werd goed ontvangen, alle vier de ATS-leveranciers toonden interesse en gaven een demo. Uiteraard zaten er tussen de vier voorstellen serieuze inhoudelijke en financiële verschillen. Een referentiebezoek bij een gebruiker van Cockpit gaf de doorslag om voor RecruitNow te kiezen en al in oktober 2021 werd met de implementatie gestart. Ook hierbij bleef de externe specialist FlevoDirect begeleiden. Dit in combinatie met de goede voorbereiding in de maanden ervoor, zorgde voor een voorspoedig verloop van de ATS-implementatie. Na de ontwikkeling van een tweewegkoppeling tussen Cockpit en de FlevoDirect-database, kon FlevoDirect in mei 2022 live gaan. 

De werving en selectie van kandidaten moet echt anders. Ook als de arbeidsmarkt tijdelijk wat ruimer zou worden, blijft het moeilijk om genoeg mensen te vinden, aldus Davidse. Uitzendbureaus kunnen hierin het voortouw nemen en nieuwe oplossingen presenteren. Die oplossing is met Cockpit binnen handbereik. Een high tech recruitment softwaresysteem dat met de markt meebeweegt en zorgt dat uitzendbureaus, detacheerders en werving- en selectiebureaus meer kansen benutten en de beste match vinden.

Als snel werden de voordelen van het werken met Cockpit duidelijk: niet alleen zijn veel afleidende en dubbele administratieve werkzaamheden verdwenen, het werk gaat al echt sneller en is veel leuker. Het leren werken met het nieuwe systeem ging de intercedenten makkelijk af. En terwijl je in gesprek met een nieuwe kandidaat gegevens invult, krijg je direct vacatures voorgesteld. Die worden naarmate je de kandidaat concreter beschrijft, steeds passender. 

kandidaatgedreven aanpak resulteert in meer plaatsingen

En omgekeerd werkt het ook. Als je een vacature binnenkrijgt, maar daarvoor nog geen goed passende kandidaat hebt ingeschreven, helpt het systeem je ook bij sourcing, door bijvoorbeeld op LinkedIn goede kandidaten te vinden. Al met al heeft Cockpit binnen twee maanden al voor duidelijk meer plaatsingen gezorgd. Dat is dus ruim binnen een jaar na het begin van het hele project! Daarom zeggen Erwin en Corry dan ook met een knipoog: “dit hadden we eerder moeten doen.” 

Het is duidelijk: met een gestructureerde aanpak vanaf het begin, levert digitalisering je uitzendbureau veel voordelen op. Je interne organisatie wordt gestroomlijnd, je maakt sneller, meer en betere matches en je intercedenten beleven nog meer plezier aan hun werk. Dat is natuurlijk goed voor je omzet, groei en rendement. De positieve resultaten ervaar je direct na livegang met het ATS. 

Dat klinkt als een enorme win-win situatie. Pak het gestructureerd aan, met specialistische ondersteuning, en je zult zien: hoe eerder, hoe beter. Het is helder: voor goed digitaliseren ben je nooit te klein. 

Het originele artikel verscheen op FlexMarkt.nl